Umum

Yang Hilang dalam Manajemen Proyek

1

project-managers
Ilustrasi Proyek

Disekeliling kita sering kali kita melihat proyek-proyek infrastruktur yang bisa dibilang gagal, ataupun kurang berhasil atau malah justru menimbulkan masalah baru. Hal ini erat kaitannya dengan pelaksanaan manajemen proyek yang kurang baik. Contohnya seperti pembangunan jembatan pasopati bandung. Proyek yang dilaksanakan pada tahun 2001-2005 ini memang memberi solusi jalan pintas dari pasteur menuju surapati, tapi disisi lain menimbulkan masalah baru, kemacetan yang parah terjadi di terusan pasteur dan gasibu terutama pada masa liburan, dimana gasibu adalah titik pertemuan dari berbagai arah. Lain halnya jika jembatan pasopati berujung setelah lampu merah gasibu dan setelah lampu merah tol pasteur, sepertinya kemacetan tidak separah sekarang. Sepertinya ada sesuatu yang hilang dalam manajemen proyek pembangunannya.

Ini cuma sekedar salah satu contoh dari sekian banyak proyek yang dirasa kurang berhasil. Apalagi lazimnya proyek di pemerintahan cuma untuk sekedar untuk menghabiskan anggaran, alih-alih memperhatikan asas manfaat.

Pengertian proyek yang dimaksud disini adalah proyek yang sifatnya berupa proses membangun atau meng-upgrade sebuah sistem, bukan proyek maintenance atau yang lainnya. Proyek tidak terbatas hanya pada proyek konstruksi akan tetapi sebuah sistem dalam arti luas. Sistem adalah sebuah entitas, dimana di dalam nya terdapat beberapa sub-sistem yang saling berinteraksi. Sebuah sistem juga bisa dipandang sebagai sub-sistem dari sebuah sistem yang lebih besar dimana sistem tersebut harus berinteraksi dengan sub-sistem yang lainnya. Dalam cara pandang ini ada yang disebut sebagai input dan output untuk berinteraksi dengan sub-sistem yang lain. Kegagalan dalam sebuah sistem bukan hanya berakibat negatif bagi sistem itu sendiri, tapi mungkin juga bagi sistem yang lain, karena dia juga merupakan sub-sistem, yang harus berinteraksi dengan sistem yang lainnya.
Sepertinya ada sesuatu yang hilang dalam manajemen proyek. Untuk dapat membuat atau membangun sesuatu yang baik/bagus tentu sebelumnya kita harus terlebih dahulu bisa mendefinisikan apa yang akan kita buat, apa tujuannya dan apa saja fitur dan kemampuan yang dibutuhkan. Jelas dan simpel, saking simpelnya sampai terabaikan.

project

 

Manajemen Proyek

Untuk dapat menjaga agar proses dari sebuah proyek tetap pada jalur yang benar dan menghasilkan hasil akhir yang baik, dibutuhkan manajemen proyek yang baik. Manajemen proyek bukan hanya sekedar mengelola masalah financial  dan sumber daya semata, akan tetapi harus dapat mengelola proyek agar proses nya berjalan dengan baik sehingga menghasilkan sebuah solusi baik dalam cakupan sebagai sistem maupun sub-sitem. Berikut adalah tahapan dalam manajemen proyek.

Analisa kebutuhan (requirements analysis)

Tahapan ini sepertinya hanya lazim ada dalam sebuah manajemen proyek sistem informasi dan sistem elektronik. Mungkin karena dalam sistem IT maupun elektronik sistem dapat berhenti bekerja ketika terjadi kesalahan (error). Lain halnya dengan proyek pasupati di atas, kemacetan adalah error, manusia sebagai makhluk cerdas masih dapat mengatasi error tanpa harus sistem berhenti bekerja sama sekali. Menurut saya tahapan requirements analysis ini dibutuhkan dalam manajemen proyek pembangunan sebuah sistem (sistem apapun itu) yang relatif komplek. Tahapan requirement analysis inilah yang menurut saya sering dihilangkan dalam sebuah proyek. Analisis kebutuhan (requirements analysis) adalah proses yang perlu dilakukan di ujung awal sebuah proyek bahkan mungkin sebelum tender dari proyek itu sendiri. Inti dari proses ini adalah mendefinisikan spesifikasi, kebutuhan, kondisi yang harus dipenuhi dari sistem yang akan dibangun. Ini bukan hal yang sederhana. Biasanya terlebih dulu dipetakan perilakunya sebagai sebuah sistem dimana terdapat beberapa sub-sistem didalamnya yang saling berinteraksi/bersinergi. Dan dipetakan perilakunya sebagai sebuah sub-sistem yang akan berinteraksi dengan sub-sistem lainnya, didefinisikan input dan outpunya, dan bagaimana sistem tersebut akan bekerja. Dalam prosesnya dibutuhkan beberapa orang terlibat dalam tahapan ini, karena proses analisa adalah proses berpikir (cerdas), dibutuhkan cara pandang dan sudut pandang yang berbeda-beda, dari latar belakang keilmuan (yang dianggap relevan) yang berbeda-beda pula. Output dari tahapan ini adalah sebuah dokumen yang berisikan daftar spesifikasi, kebutuhan, kondisi yang harus dipenuhi dari sebuah sistem yang akan dibangun. Dimana sifatnya harus dapat diimplementasikan (implementable), terukur (measurable), dapat diuji (testable), mudah ditelusuri (traceable), dan tentu saja terdokumentasi dengan baik. Kelihatannya sederhana, makanya sering diabaikan, tapi sebetulnya tidak sesederhana itu. Apalagi dalam sebuah sistem yang besar dan komplek, akan banyak stakeholder yang terlibat, kebutuhan mungkin saja tumpang tindih. Faktor komunikasi sangat berperan disini.
Trus apa gunanya dokumen ini? Dokumen ini berguna dalam setiap tahapan proyek selanjutnya. Fungsinya sebagai acuan agar sebuah proyek mempunyai arah dan tujuan yang jelas.

Andai saja walikota Bandung saat itu menetapkan requirement bahwa “Jembatan pasupati tidak boleh menimbulkan titik kemacetan baru”. Mungkin hasilnya akan berbeda. Dalam proses disain pasti akan mengakomodir item requirement tersebut. Sudah pasti diperlukan pula analisa aliran kendaraan, tidak cuma best case scenario, justru worst case scenario yang lebih penting.

Disain

Dalam proses  disain, tim disainer harus selalu merujuk pada dokumen spesifikasi kebutuhan sebagai acuan. Tanpa acuan yang jelas proses desain akan kehilangan arah dan tujuan. Biasanya dalam proses disain seringkali terfokus pada aspek estetika saja dan melupakan sisi fungsionalitas yang justru lebih penting. Setelah selesai proses disain akan ada design approval. Saya rasa tidak masuk akal sebuah persetujuan/approval tanpa acuan. Setiap item dalam dokumen spesifikasi kebutuhan harus diakomodir dalam dokumen disain, item-item dalam dokumen spesifikasi kebutuhan dapat dipetakan secara langsung dengan item-item dalam dokumen disain (traceable), belum tentu sebaliknya.

Implementasi

Yang dimaksud implementasi disini adalah proses membangun itu sendiri. Proses implementasi akan mengacu pada disain, ya lazimnya begitu, walaupun pada kenyataannya seringkali hasilnya sedikit berbeda dengan dokumen disain karena satu dan lain hal. Nah, apa jadinya kalau disain nya sendiri sudah kehilangan arah? Tentu akan semakin tersesat.

Serah terima (delivery)

Pada akhir sebuah proyek akan ada proses serah terima antara user dan developer. Disini ada proses persetujuan bahwa hasil proyek tersebut diterima atau tidak. Bagaimana kita dapat menjustifikasi diterima atau tidak? Logikanya harus ada proses pengujian. Trus bagaimana cara mengujinya? Apa saja yang harus diuji? Kriteria lolos uji atau tidak? Jawabanya mengacu pada dokumen spesifikasi kebutuhan. Perselisihan antara user dengan developer pun akan mudah dikelola, karena spesifikasi telah terdokumentasi dengan jelas, terukur (measurable), dapat diuji (testable), mudah ditelusuri (traceable).

 

Related Posts

Leave a Reply

Advertisement

POPULAR

%d bloggers like this: